9 проверенных стратегий для повышения продуктивности совещаний
Грамотно проведенные совещания повышают качество совместной работы, позволяют подобрать творческое решение проблем и сгенерировать новые идеи, позволяющие организации продвигаться вперед.
К несчастью, многие совещания оказываются бесполезной тратой времени. И несложно понять из-за чего:
- 73% присутствующих рассказывают о том, что на совещаниях они фокусируются на посторонних делах, а это отрицательно влияет на общую эффективность;
- 63% совещаний проходят без заранее подготовленной повестки дня;
- Качественные мозговые штурмы происходят лишь на 5% совещаний.
Немудрено, что все так ненавидят совещания!
Провести продуктивное совещание легче на словах, чем в реальности, но ничего трудного здесь нет. Примените некоторые простые стратегии, предложенные блогом Wrike, для выполнения качественных совещаний, после которых эффективность ваших сотрудников увеличится.
Содержание страницы:
9 надежных методов, позволяющих приводить совещания к действиям
Входит ли ваш коллектив в 39% тех коллективов, чьи специалисты скучают на совещаниях? Постоянно ли они смотрят в смартфон или выполняют сторонние процессы? Ежедневно в Штатах проводится 11 миллионов важных совещаний, и больше 50% из них оборачиваются тратой времени. И здесь нет чего-то особенного.
Но даже если вы наблюдали, что ваши подопечные лишь ждут, чтобы встать со стульев в конференц-зале, не расстраивайтесь! Система управления проектами Wrike знает о методах, позволяющих сделать совещания не просто продуктивными, но и увлекательными.
1. Уменьшите число участников
Позовите лишь тех, кто точно понадобится и способен принести пользу, их должности не важны. Огромное количество участников понижает результативность.
2. Снизьте длительность совещания вдвое
Если вы потратите на мероприятие более часа, вы найдете, чем занять этот отрезок. Используйте в два раза меньший период, чем, как вы считаете, требуется, чтобы продумать важные решения.
3. Начните с необычного
С самого начала привлеките внимание присутствующих, начав мероприятие со звонкого высказывания, факта или увлекательного рассказа.
4. Начните с небольшого обзора
Сперва пусть каждый из сотрудников подумает над вопросом: «О чем будет идти речь на совещании?». Пусть выскажут свои идеи в 3-5 словах. Это позволит всем сконцентрироваться на основной задаче и отфильтровать «ненужных» людей.
5. Не отходите от повестки дня
Выдайте присутствующим перечень обсуждаемых вопросов и мероприятий до совещания, а после действуйте именно по плану. Если обсуждение отошло от темы, следует отложить дискуссию на следующий раз. Как только будет проанализирован каждый пункт из перечня, следует закончить совещание, даже если время еще не подошло к концу.
6. Внедряйте графику
Применение схем, макетов и эскизов стимулирует разнообразные отделы мозга и позволяет настроить присутствующих на креативное решение проблем.
7. Запретите девайсы
Планшеты и смартфоны станут лишь отвлекать присутствующих. Выполняйте заметки на бумаге или воспользуйтесь помощью секретаря, который зафиксирует продуманный план действий в виде целей в системе управления проектами.
8. Определите ответственных исполнителей
Для обеспечения отчетности назначьте сотрудника для каждой цели и определите следующие этапы и дедлайны.
9. «Кто, как и что будет делать и к какой дате?»
Завершайте совещанием данным вопросом, чтобы направления ответственности, сроки и роли были понятны для каждого участника и не заставляли сомневаться.
Забудьте о неэффективных совещаниях!
Читайте блог Wrike для топовых команд. В нем имеются рекомендации по проведению продуктивных веб-совещаний, продвинутые инструменты и контрольные списки, а также важные советы руководителям.
Слишком много совещаний?
Если вы проводите рабочий день, перемещаясь с одного совещания на другое, то, скорее всего, вам понадобится метод, позволяющий выделить время для адекватной работы. Воспользуйтесь рекомендациями о том, как можно заменить отчетные совещания, «разборы полетов» и мозговые штурмы, применив систему правления проектами Wrike.
Инфографику предоставила Wrike — Контроль Проектов.
