Этикет на совещании: как добиться успешной встречи

Когда дело доходит до обсуждения ключевых моментов, пора организовывать совещание. Если вы полагаете, что частое проведение совещаний, делает вас специалистом в этой области, вы ошибаетесь.

Главное в проведении совещаний их конечный результат, причем он должен быть успешным. Это ключевой момент, ведь добиться внимания от слушателей не так просто.

Чтобы добиться эффективности, нужно четко следовать намеченному плану. В случае его соблюдения, можно надеяться, что внимание слушателей будет  сконцентрировано на вашей теме. Пришло время пересмотреть главные принципы проведения совещаний и воспользоваться нижеприведенными советами.

Этикет правильного проведения совещаний для руководства

Сложно представлять презентацию, если люди отвлекаются и не внимательно слушают вас. Чтобы работа была продуктивной нужно знать, что можно и нужно делать на совещаниях, а чего нельзя категорически. Сотрудничество станет эффективным, если четко следовать инструкциям.

Стратегии проведения эффективных совещаний, смотрите здесь.

Что нужно делать

• Перед презентацией повторите выступление несколько раз перед зеркалом или запишите на видео камеру, чтобы уловить все слабые тезисы;
• Проверьте оборудование, микрофон, камеру, колонки. Все должно работать четко. При необходимости, замените неисправные гаджеты;
• Проработайте свой образ, он должен соответствовать дресс-коду;
• Необходимо найти подходящее нешумное место для совещаний;
• Подготовьтесь заранее, чтобы начать вовремя.
• Во время презентации все лишние вкладки браузера должны быть закрыты.
• Для тех, кто не может присутствовать в офисе оффлайн, включите камеру.
• Начинайте выступление твердым уверенным голосом, не забудьте представиться;
• Когда говорят другие, выключайте свой микрофон;
• Вежливо и четко обрисуйте ситуацию, если кто-то что-то не понял не раздражайтесь, спокойно повторите еще раз;
• Вопросы можно задавать только после выступления;
• Краткая презентация – залог успеха, за короткий промежуток времени нужно вместить максимум необходимой информации;
• Держите при себе блокнот и записывайте основные моменты;
• В конце совещания поблагодарите за внимание и уделенное время;

Практические советы по управлению проектами — здесь.

Что нельзя делать

• Во время презентации нельзя отвлекаться;
• Не жуйте жевательную резинку, не принимайте пищу во время совещания;
• Когда другие выступают, не разговаривайте даже шепотом;
• Не ковыряйтесь в телефоне, не проверяйте социальные сети и почту;
• Ни в коем случае не перебивайте докладчика;
• Во время своего выступления не прикрывайте микрофон, чтобы ваша речь звучала громко и четко;
• Коротко сообщите главные моменты, не стоит вдаваться в подробности;
• Встреча должна окончиться только тогда, когда большинство пришло к общему решению и плану по его реализации.

Соблюдая эти нехитрые советы, вы получите высокий результат от проведенных совещаний. Вежливость и грамотно продуманный подход вам в этом помогут.

Инфографику предоставила Wrike — Стратегическое Управление Проектами.

Полезное видео по теме — Как эффективно проводить совещания на работе:

mariyashik