10 практических рекомендаций по управлению проектами от сервиса Wrike

Менеджеры по проектам обычно стремятся к научной организации процессов для оптимизация работы и повышения вероятности достижения качественных результатов. На людей такого склада ума производят сильное впечатление красиво оформленные теоретические и философские идеи, относящиеся к управлению проектами. Однако, если выглядящие эффективными методики не получают быстрого подтверждения в результатах, мозг автоматически признает эти идеи непрактичными, а потому бесполезными.

Все бесполезное должно быть немедленно удалено из памяти, дабы не занимать драгоценное место на “чердаке человеческого разума”, как логично выразился Шерлок Холмс. Ведь если сознание переполнено всяким хламом – действительно полезную вещь уже некуда положить.

Управление проектами – это отнюдь не аналог приятной прогулки по бульвару в теплый летний день. Реальное сопровождение бизнес-проектов сопряжено с множеством рисков, угрожающих финансовыми и репутационными потерями.

Чтобы минимизировать риски и никогда не отклоняться от верного курса, мы подготовили для вас Десять Принципов Управления Проектами. Просто учитывайте эти простые и очевидные правила при работе над проектами, и вы обезопасите себя, спонсоров, клиентов и свою команду от неприятных ошибок.

Для облегчения запоминания можно применить простой мнемонический прием, ассоциировать каждый принцип с определенным пальцем руки – на двух конечностям как раз 10 пальцев.

Например, изучая первое правило, соедините подушечки большого пальца и мизинца левой руки. Когда в следующий раз понадобится вспомнить советы – воспроизведите соответствующую “мудру” и память тела мгновенно вытолкнет в поле сознания нужные знания.

1. Находитесь в тесном контакте со всеми участниками проекта

От начала и до окончания проекта поддерживайте живой контакт с каждым участвующим в проекте человеком, даже если вам кажется, что влияние последнего незначительно. Маленький гвоздик на скоростной автотрассе, будучи незамеченным по малости, может привести к катастрофе с большим числом человеческих жертв и многомиллионными финансовыми потерями.

2. Если риски неизбежны – возьмите их под контроль

Согласно общепринятому определению, бизнес – это “рисковое предприятие”. В реальной жизни форс-мажоров не избежать, поэтому профессиональный подход заключается в том, чтобы взять неожиданно возникающие проблемы под осознанный контроль. Для отслеживания и нейтрализации проблемных ситуаций создается группа управления рисками, состоящая из компетентных и добросовестных специалистов, которая будет служить своеобразным брандмауэром на пути возникающих проблем.

3. Организуйте и проведите первоначальное установочное совещание

Критически важно добиться взаимопонимания и общего видения целей и задач проекта, способов решения промежуточных задач всеми заинтересованными сторонами. Оптимальным способом добиться единообразия восприятия ситуации группой лиц является общее собрание, на котором будут подробно обсуждаться все вызывающие сомнение и недопонимание вопросы.

Лучшие провести выяснение того, кто и что думает о проекте, до начала работы. Иначе исполнители и заказчики, столкнувшись с несоответствием происходящих событий ожиданиям, будут разочарованы и раздражены. Что никак не способствует успешной работе.

Победа в бою более вероятна, когда каждый член команды четко знает и понимает, что и как должно происходить и делаться в каждый момент.

4. Сформируйте детальное описание всех задач по проекту

Подробное планирование не только создает целенаправленное, поступательное движение к цели, но обеспечивает распределение задач и ответственности.

Если отсутствует четкая, задокументированная регламентация, то в случае, когда что-то начнет идти не так, у исполнителей всегда возникает желание переложить вину на других.

Если же каждый участник проекта ознакомился, согласился и подписался с предложенной ему частью работы – возникают гарантии высокого уровня самоконтроля и осознания степени личной ответственности.

5. Разделите проект на этапы и составьте план мероприятий

Масштабный, долговременный проект сложно отслеживать и оценивать по эффективности выполнения. Известен психологический феномен, что трудно поддающиеся измерению результаты ухудшают достижение целей. Если же работник понимает, что конкретно и в какой срок возможно выполнить в меру его собственных ресурсов – тогда задача решается легче и успешнее.

6. Фиксируйте все события в Бортовом Журнале Проекта

Все помнят пресловутое досье Штирлица “Информация к размышлению”. И здесь дело не в педантичности, а в том, что скрупулезная регистрация абсолютно всех событий при осуществлении проекта помогает воспринимать картину в целостности. Полное понимание процессов, без выпадения каких-то эпизодов, поможет разобраться при возникновении незапланированных сбоев в работе.

Чтобы понять, что произошло на самом деле, достаточно будет изучить записи в журнале. Иногда найти правильное решение помогают даже сведения из личной жизни сотрудников.

7. Поддерживайте обратную связь

Нельзя объять необъятного и менеджер проекта совершит большую ошибку, если во всех решениях будет полагаться только на себя. Нередко наиболее эффективные идеи в бизнесе были найдены, когда руководитель смиренно выслушивал критику со стороны подчиненных.

Настоящая задача управленца – мотивировать команду, помочь сотрудникам воспринять успех проекта как личную победу.

8. Обеспечьте ясное понимание всеми участниками проекта любых изменений в задачах

Современная философия проект-менеджмента основана не на выполнении планов любой ценой, а на гибком приспособлении к постоянно сменяющейся ситуации.

Однако исполнителям, заказчикам, спонсорам может быть непросто понять – почему нужно больше работать или инвестировать добавочные средства.

Задача менеджера проекта при всех расширениях или изменениях проекта – доходчиво объяснить всем, что и почему.

9. Оформляйте изменения объема работ документально

Чтобы избежать противоречий с исполнителями и заказчиками в случаях существенных изменений проекта, менеджеру следует найти компромиссные решения.

Например, привлечение дополнительных сотрудников оправдать сокращением сроков работы, из-за чего снизятся и расход зарплатного фонда.

Все существенные изменения должны быть корректно оформлены и согласованы с теми, кого это касается. Это поможет избежать недопонимания и конфликтных ситуаций.

Как преодолеть кризисные ситуации при управлении проектом, читайте здесь.

10. Проведите разбор полетов

Летчики после окончания воздушного боя проводят подробнейший анализ произошедшего. Это помогает понять, что было сделано правильно, что не очень и как поступать в следующий раз, чтобы повысить шансы на победу.

Аналогичным образом целесообразно провести итоговое совещание и подробно проанализировать завершенный проект. Сделать выводы и с новым уровнем профессионализма готовиться к будущим достижениям.

Заимствуйте опыт успешных менеджеров

В западных странах считается хорошим тоном такого рода чек-листы распечатывать на цветном принтере, вставлять в красивую рамочку и вешать на видном месте. Чтобы эти 10 заповедей успешного проект-менеджера постоянно находились перед глазами и физически невозможно было забыть о чем-то важном в скоротечной офисной рутине.

Инфографику предоставила Wrike — Софт Для Управления Проектами